Documenten zoeken én gemakkelijk terugvinden

Het documentbeheer op je computer: grote kans dat je er een haat-liefdeverhouding mee hebt. Het bewaart alle belangrijke bestanden op je computer en als je werkt met een cloudsysteem dan kan je ook er direct in samenwerken met je collega’s. Maar eerlijk is eerlijk: waarschijnlijk ben je veel tijd kwijt met het zoeken naar bestanden. Er is geen uniforme manier met het omgaan ervan en doordat je bestanden vaak lastig terugvindt ontstaat er een hoge werkdruk en stress op de werkvloer.

Zonde en onnodig. Want met een goed document management system kan je gemakkelijk documenten zoeken én terugvinden. In dit artikel vertellen we je hoe je proactief de juiste documenten op snelle wijze kunt aanbieden aan je collega’s en je eigen werkproces een stuk makkelijker maakt.

Informatie gemakkelijk vinden met een documentbeheersysteem

Die ene presentatie, dat belangrijke contract of de laatste versie van het huisstijlhandboek: waar had je die ook alweer opgeslagen? Dagelijks staan collega’s aan je bureau om allerlei documenten op te vragen. Jullie werken met z’n allen op dezelfde schijf maar er is weinig uniformiteit in de mappen. Iedereen heeft z’n eigen voorkeurswerkwijze om documenten op te slaan waardoor er totaal geen systeem zit in jullie mappenstructuur. Frustrerend, want daardoor loop je continu achter de feiten aan.

Driftig klik je alle mappen door om keer op keer weer teleurgesteld te worden. De werknaam van het document die je dacht dat het had, blijkt niet de juiste te zijn. Waarschijnlijk heeft je collega de naam aangepast. Wat jouw organisatie nodig heeft is een uniforme werkwijze én een documentbeheersysteem waarmee je documenten gemakkelijk kunt terugvinden.

Stel je voor dat je niet alleen op naam maar ook op kenmerken, inhoud en datumstructuren kunt zoeken. Dat zou enorm veel tijd, stress en frustraties besparen.

Documenten zoeken en terugvinden met X-Drive was nog nooit zo gemakkelijk

Goed nieuws: met het innovatieve beheersysteem X-Drive vang je al deze vliegen in één klap. Urenlang zoeken naar het juiste document, werken in verkeerde documentversies, elkaars werk overschrijven en stress op de werkvloer door missende documenten zijn hiermee verleden tijd. X-Drive is de nieuwe manier van samenwerken in de cloud.

De voordelen van X-Drive op een rijtje:

• Sla documenten op op de manier waarop je gewend bent, maar vind ze gemakkelijker terug.
• Een document per ongeluk verwijderd? Met de prullenbakfunctie haal je ‘m weer terug. Daar hoeft geen IT-afdeling aan te pas te komen.
• Stel notificaties in wanneer documenten worden toegevoegd of gewijzigd.
• Geüpdatete versies krijgen automatisch een nieuw versienummer, oude versies blijven bestaan.
• Je deelt gemakkelijk documenten door middel van hyperlinks.
• Exporteer volledige mappen als zip-bestand.
• Voeg extra kenmerken toe aan documenten om ze gemakkelijker terug te vinden.
• Samenwerken werken in een DMS systeem met collega’s was nog nooit zo gemakkelijker
• Aanpassingen worden automatisch gesynchroniseerd
• De zoekbalk werkt niet alleen op documentnaam, maar ook op kenmerken en inhoud.
• Geen migratieproces dat maanden duurt: binnen enkele dagen is het systeem operationeel voor jouw organisatie.

Voor welke organisaties is X-Drive geschikt?

X-Drive is geschikt voor organisaties vanaf 25 medewerkers. De eenmalige setupkosten bedragen 2.000 euro en daarna betaal je slechts 25 euro per maand per gebruiker. Een fractie van een bedrag als je dit terugrekent naar de besparingen die je ermee bereikt en de snelheid waarmee je documenten in de toekomst terugvindt. Alleen dat plezier al is het maandbedrag meer dan waard Meer weten? Neem contact op voor meer informatie over het product.

Vragen over dit blog? Neem contact op